Ｅ章　Excelでデータを整理する980212版

E1.表をつくろう

Excelを起動しよう

　Excelは表計算ソフトだ．表計算ソフトとはなにかということは使ってみればすぐにわかる．さっそくExcelを起動してみよう．


［図1スタートメニューからExcelを起動しようとしている画面］

　下の画面とだいたい同じようになればOK．かなり違うようなら，Wordでやったときのことを思い出してツールバーの設定をいじってみよう．

ヒント
　ツールバーの表示を変えるには表示メニューの中の「ツールバー」のサブメニューや「数式バー」にチェックマークをつける．

［図2Excel起動直後画面］

　ちょっと見るとWordの画面にとってもよく似ている．上の方に並んでいるボタンはWordと同じものは機能も同じだ．例えばフロッピーディスクの絵のボタンを押せばドキュメントが保存される．Wordにはなかったボタンもいくつかあるし，WordにはあるがExcelにはないものもある．クリックせずにをボタンの上に置いておくと簡単な説明がポップアップするので，いろいろ見てみよう．例えばフロッピーディスクの絵のボタンにマウスポインタを置いておくと「上書き保存」という説明が表示される。
　ボタンを押すことと同じことがメニューバーからコマンドを選ぶことでもできるのもWordと同じ．ドキュメントを保存したかったら，ファイルメニューから「上書き保存」を選んでもいいし，フロッピーのボタンを押してもいい．さらに慣れてきたら[Ctrl]キーを押しながら[S]を押すという方法もある．キーボートに手を置いているときは最後の方法が一番早いだろう．
　ボタンが並んでいるところの下の白い広い部分がドキュメントウィンドウで，表計算ソフトではワークシートまたは単にシートという．シートの一番下の部分に「Sheet1」「Sheet2」「Sheet3」となっている見出しがある．これは３枚のシート（Sheet1〜3）が重なっていることを示していて，見出しがクリックされるとそのシートが手前に出て表示されるようになっている．このように手前に出て表示されているシートで作業をする．
　シートを何枚か重なっているのをブックという．Excel97では新規にドキュメントを作ると３枚のシートからなるブックができる．編集メニューのなかに「シートの削除」と「シート移動またはコピー」というコマンドがある。新しいシートを作るには挿入メニューの中の「ワークシート」というコマンドを使う．シート位置の移動は見出しをドラッグしてもできる．また見出しの所で右クリックすると削除やコピーなどのメニューが出る．

参考
　新規ドキュメントのシートが３枚というのはデフォルト（初期設定）の枚数なので，変更することもできる．不要なシートは削除できるし，必要になったら増やせるので，デフォルトは自分の都合のよい枚数に設定しておくとよい．デフォルトのシート枚数の設定はツールメニュー→オプション→全般のウィンドウ中で設定できる．
　単なる「Sheet1」ではなんの表なのかわかりにくい．アクティブシートの見出し（「Sheet1」など部分）をダブルクリックするとそこに文字を入力できてシートに名前を付けることができる．

セル

　シートがWordのドキュメントウィンドウと違うところは，長方形のマス目が切ってあるところだ．この１つ１つをセルといい，文字や数字や数式を入れることができる．この“数式を入れる”というとこが表計算ソフトのミソだ．
　セルの位置は横（列）のA,B,C,D･･････，縦（行）の1,2,3,4･･････を組み合わせてB3のように座標であらわす．太い枠線で囲まれているセルはアクティブセルといって，入力を受けつけることができる．上の図では3Bのセルがアクティブになっている．セルをアクティブにするにはそこでクリックすればよい．アクティブセルを移動するには移動したい先のセルでもう１度クリックしてもいいし，[←][→][↑][↓]などのカーソルキーでやってもいい．[Enter]キーを押すとアクティブセルは下に移動する．

参考
　１枚のシートにはセルはどれくらいあるのだろう。横256列、縦65536行が最大だから実に16777216個もある．でも１枚のシートにあんまりたくさんデータを入れると見通しが悪くなるから注意しよう．

文字を入れる

　文字は普通にキーボードを打てばアクティブセルに入る．ただし，Wordのときは入力されたものがカーソル位置（縦棒が点滅しているところ）に挿入されたけれど，Excelではアクティブセルに上書きされてしまう．もちろん，すでに文字が入っているセルをアクティブにして，その文字列を修正することもできる．そのやりかたは簡単だから次の課題をやりながら自分で見つけてみよう．

【課題E-1】図E-3と同じようにA列に文字を入れてみよう．B列にはそれぞれ対応する自分のデータを入れよう．できたら適当な名前をつけて保存しておこう．


［図3上から学科，学生番号，名前，身長，体重などが入ったシート］

　学科名がセルをはみだしてしまったかもしれないが，そのままでいい．気持ちわるかったら，ちゃんと表示させる方法をさがしてみよう．
　文字は書体（フォント），ポイント数（大きさ），スタイル（イタリック体など）を変化させることができる．変えたいセルを選んでから，ボタンやメニューで指定すればよい．複数のセルを一度に選択するには指定したい範囲をマウスでドラッグして反転させる．アクティブセルは一度に１つしか指定できないが，選択は一度にたくさんできることに注目しておこう．A列全部を選択するには「A」のところをクリックすればいいし，3行目を全部選択するには3のところをクリックする．一度に全部のセルを選択したかったらアクティブウィンドウの左上のカド（「1」の上で「A」の左）をクリックすると，シート全体が反転して選択される．

数字を入れる

　C列に入った自分のデータをよく見ると，セルの中で左よせで入っているものと，右よせで入っているものがある．この違いはなんだろう．
　普通に入力して左よせで入ったのは文字列データ，右よせで入ったのは数値データで，表計算ソフトでは注意して区別しなくてはいけない．Excelは文字が入力されると文字列データ，数字（全角の数字でも）が入力されると数値データだと自動的に判断してくれる．
　では，文字を右よせで入れたい場合はどうしたらいいのだろうか．文字を入れてから，ツールバーにある右よせボタン（Wordでも使ったのを思い出そう）を押せばよい．センタリングも同様．
　さらに，数字を文字列データとして入れたい場合はどうしたらいいか．なんでそんなことをしなくてはいけないかは聞かないこと．近い将来きっと必要になるから，ちゃんと覚えておこう．まず，文字列データにしたいセルをアクティブにして，書式メニューから「セル」を選ぶ．するとウィンドウが表れるので，「表示形式」のタブをクリックして選ぶ（たぶんすでに選ばれているだろう）．「分類」を「文字列」にして，[OK]ボタンを押す．これで数字が文字列データになった．同じウィンドウはアクティブセルのところで右クリックして出てくるメニューの中の「セルの書式設定」を選んでも出てくる．

【課題E-2】学生番号の欄が数値データになっていたら文字列データに変えてみよう．


［図4表示形式のウィンドウ．文字列がアクティブ］

コラム
　ハードウェアを普及させるきっかけとなるようなアプリケーションのことををキラーアプリケーションという．ファミコンが売れたのは，あのヘンな形をした機械が欲しかったからではなく，スーパーマリオブラザースをやりたかったからであった．つまりスーパーマリオブラザースはファミコンのキラーアプリケーションだった．
　ビジネス用パソコンの歴史ではキラーアプリケーションはワードプロセッサではなく，つねに表計算ソフトだった．VisiCalcという史上初の表計算ソフトが生まれたおかげでAppleIIという初期のパソコンが仕事に使えることが認められたし，IBM-PCがアメリカのあらゆるオフィスに置かれたのはLotus1-2-3という表計算ソフトを使うためだった．Excelも最初はMacintoshのキラーアプリケーションであった．

E2.数式を入れよう

数式バー

　数字を入れるのと，数式を入れるのではどうちがうのだろう．こういうのは実例を見るのが一番．
　なにかデータの入ったセルを１つアクティブにして，ツールバーの下を見てみよう．同じ内容が入った枠がある．これを数式バーといい，アクティブセルの内容を表示している．例えば，身長が入っているセルをアクティブにすると，図E-3の例では数式バーにも同じ170という数字が表示されている．


［図5数式バー］

　さて，今度は体重の入っているセル（C6）の右のセルをアクティブにして「=C5-110」と入れてみよう．するとなんとそのセルには数字（例では「60」）が表示され，数式バーには「=C5-110」と入れたとおりの式が表示されている．「=C5-110」というのは「C5のセルの値から110を引いた値を表示しなさい」という意味で，最初の「=」がこのセルが数式であることを表している．
　ここでセルC5の値を変えてみよう．するとD7の値も変わる．つまりExcelはセルの値が変更されるとその値を参照しているセルの値を自動的に計算し直してくれるのだ．


［図6がアクティブ．数式バーには「=C5-110」］

【課題E-3】セルE6に自分の体重からD5の値を引いた数が入るように数式をいれてみよう．

関数とセルの範囲指定

　数式には別のセルの値を使ったり，四則演算をしたり，関数を使うことができる．関数といっても数学的なものだけでなく，統計処理や文字列を操作したり，日付や時間も取り扱うこともできる．ヘルプを使ってどんな関数があるか調べてみよう．
　もっともよく使われる関数はある範囲のセルの値を合計するSUM関数だ．


［図7実験データ］

　セルの範囲はコロン（:）をセル番地ではさんで指定する．上の図の例を見ればわかるように，セルC8にセル範囲C3:C7の合計「=SUM(C3:C7）」が入っている．

【課題E-4】図7と同じような（同じでなくとも似ていればよい）表を作り，合計を入れたセルの下に平均と標準偏差を表示するセルをつくろう．

　平均を求めるには合計をデータの数で割ってもよいし，平均を求める関数を使う方法もある．データの数で割るのと関数を使うのではどちらがよいだろうか．割る方法ではデータの数が変わると平均を表示する式の中の値を変更しなくてはいけないが，関数なら同じでよいから都合がいい．平均や標準偏差の関数はヘルプで探そう．

E3.書式をととのえる

セル幅と高さ

　セルの幅はシートの上のA,B,C,D･･････の間にマウスポインタを持っていき，の形が左右に矢印が出た形になったところでドラッグすれば変更できる．セルの高さも同様に1,2,3,4･･････のところでドラッグすればよい．セル幅は文字数で指定することもできる．やりたかったら方法は自分で探してみよう．


［図8セル幅をドラッグして変更中］

ヒント
　幅を変更したい列を選んでから右クリックをしてみよう．
　文字がセルをはみ出た場合，右のセルが空欄であればちゃんと表示される．右のセルになにか入っていると表示はされないが，入力した文字はちゃんと全部入っている．もし右がカットされたセルがあったら，それをアクティブにして数式バーを見てみよう．


［図9右が切れたセルと数式バー］

フォントとポイント数

　フォントの種類とポイント数（大きさ）を変更するやり方はWordとまったく同じ．変えたいセルを選んでから好きなフォントとポイントを選べばよい．
　Excelでは書式はセルが書式の最小単位だが，フォントとそのポイント数は文字単位で指定が可能だ．

カンマ表示と単位

　金額は普通は12,345のように3桁づつカンマ（，）で区切って表示するが，わざわざカンマを含めて入力してはいけない．Excelがちゃんとそのように表示する方法を用意してくれている．変更したいセルを選んでからカンマのボタンをクリックすればよい．セルの選択は一度にたくさんできることを思い出そう．
　ドルや円などの通貨単位も自分で入れてしまうと文字列になってしまって計算に使えなくなってしまうから，数値データ（数字や数式）で入れてから表示形式を変更する．


［図10買い物リスト］

【課題E-5】図10と同じような（同じでなくとも似ていればよい）表を作り，金額のセルをその単位がついたカンマ区切りにしよう．

セルの相対指定と絶対指定

　図10のセルG4には「=E4*F4」が入っている．これでいちいち計算しなくとも単価や個数を変更すると自動的に計算してくれるのはもうわかってることだろう．
　さてセルG5〜G9にはどんな数式が入っているだろう．そう，G5には当然「=E5*F5」が，G6には当然「=E6*F6」が入っている．これらはいちいち入力しなくともG4をコピーすればいい．手順は，
  1. G4に「=E4*F4」を入力する．
  2. G4をアクティブにする．
  3. 編集メニューから「コピー」を選ぶ．またはコピーボタンを押す．
  4. G5からG9をドラッグして選び反転させる．
  5. 編集メニューから「ペースト」を選ぶ．またはペーストボタンを押す．
で完了だ．この時セルG5〜G9にはセルG4の「=E4*F4」と同じものがコピーされるのではなく，「=E5*F5」〜「=E9*F9」が入る点に注目しよう．つまり，E4とかF4という番地指定は相対的な位置関係としてExcelが認識しているのだ．
　さて，コピーしても同じセルを参照するようにするにはどうしたらいいだろう．図10のセルH4を見てみよう．ちょうどH4がアクティブセルになっていて，数式バーに内容が表示されていて「=G4*$B$10」となっている．このように座標の前に「$」を付けることで絶対指定になる．こうすればH4をH5〜H9にコピーしても全部おなじセルB10の値が参照されるようになる．
コラム
　現在の表計算ソフトはとても高機能であるから，いわゆるデスクワークのほとんどはこれだけで可能といってもよいくらいである．給与計算やシュミレーションといったいかにも表計算ソフト向きの仕事はもちろん，見積書などの書類作成もワープロより表計算ソフトの方が能率よくできる．

E4.罫線を入れよう

　Excelのシートは画面ではセルが薄い線で区切られているが，印刷してみると線は出力されない．画面表示の線はセルの場所がわかりやすいようにするためで，実際には罫線は入っていないのだ．表は罫線を入れたほうが見やすいから，そのやり方を説明する．
　まず，下の図のように罫線パレットを表示させてみよう．この状態でパレットのどれか適当なものを選ぶ．すると選択してあったセルに罫線が引かれる．いちいちパレット出すのはめんどくさいから，図の状態からパレットをドラッグして邪魔にならないところに置いておこう．すると必要な種類をクリックするだけで罫線を引くことができる．もちろんセルは複数選んでおいた方が効率がいい．とにかく罫線が入ればよいというのなら，表全体を選んで田の字のところをクリックしてみよう．


［図12罫線パレットを引き出したところ］

　罫線の種類はいろいろあるが，2種類くらいを使い分ける程度にしておいたほうが見やすいことが多い．


［図13罫線の入った表］

E5.グラフにしてみよう

表というのはデータを正確に記録するにはいいが、一目でパッとみて理解させるのには向かない。例えばあるデータの中で一番大きい値を見つけるのは表のままではやりにくいし、間違えやすい。そんな時はグラフにするとわかりやすい。Excel には表をグラフ化する機能がある。
例えば図10の「おみやげリスト」の中の品物の単価をグラフにしてみると。


［図14おみやげ単価グラフ］

こうすれば、１番高いのはスニーカーでウィスキーはその半分くらい、それ以外はかなり安い、なんてことがほとんど一瞬でわかる。
もちろんデータを変更すればそれに合わせてグラフも変化する。いちいちグラフ用紙にグラフを書き直す手間を考えたらどれくらい便利かよくわかるだろう。
Excel でグラフを作るにはまずグラフ化したい部分を選んでから、グラフウィザードのボタンを押せばいい。
「おみやげリスト」の左のレートの表を例にして手順を示すので、自分が作った表で同じようにやってみよう。
まず下の図のようにレートの部分をドラッグして選択し、グラフウィザードボタンをクリク。


［図15グラフウィザードボタンをクリク］

すると、


［図16グラフの種類ウィンドウ］

ウィンドウが開くので、図のように「グラフの種類」を「折れ線グラフ」を選ぶ。「次に」のボタンを押していくといろんな設定をすることができるが、ここでは「完了」押してしまおう。各種の設定は後から変更できるので、とりあえず種類だけ決めてグラフにしてしまって出来上がりを見てから直していった方がいい。


［図17レートのグラフ］

するとこのようなグラフが表れる。場所が表に重なっていたら、ドラッグして適当に空いている場所に移動しよう。
まず、縦軸が0円からになっているので、変化が分かりにくいのを直してみよう。グラフの縦軸付近をクリックしてから右クリックする。出てくるメニューから「軸の書式設定」を選ぶ。


［図18軸の書式設定］

課題　自分で作ったグラフの縦軸を分かりやすい範囲に変更しよう。
グラフにはこれまでに例をあげた棒グラフや線グラフ以外にもたくさん用意されている。例えば、全体の中の割合を見たい場合は円グラフがいいだろう。
Excel に用意されているグラフの種類は他にもレーダーチャートや立体的なグラフとかたくさんあるから、目的に合ったのを選ぼう。ただし、グラフはあまり凝りすぎるかえってわかりにくくなることもあるので注意しよう。
またExcel は基本的にはビジネスソフトだから、科学的なデータを表現するのには適当でないグラフになりがち（特に初期設定では）なので、気をつけよう。
グラフの中のタイトル、軸、目盛り、凡例などはいろいろ変化できるようになっている。各自試してみよう。

E6.データ処理もできる

Excel はデータを表やグラフにして表現するだけでなく、セルに式を入れることで、計算もできることはよくわかったと思う。計算する機能をさらに応用してデータの処理もできるようになっている。
前節で作ったレートのグラフを使って例を示そう。まず、折れ線のところをクリックして選んでから右クリック。出てくるメニューから「データ系列の書式設定」を選ぶ。開いたウィンドウの中の「パターン」→「線」を「なし」にする。
次にグラフメニューから「近似曲線の追加」を選ぶ。


［図19近似曲線の追加］

同じことは折れ線のところをクリックして選んでから右クリッすると出てくるメニューから「近似曲線の追加」を選んでもできる。


［図20近似曲線のオプション］

ここで「種類」は「線形近似」を選び、「オプション」から「グラフに数式を追加する」にチェックマークを付けてOK。


［図21レートの予想グラフ］

するとこのような近似式が入ったグラフができる。ここでは直線で近似をしたけれども、２次以上の曲線で近似することももちろんできる。
くどいようだが、表のデータを変えれば近似式もそれに合わせて変更される。便利でしょう！
課題　自分で作ったグラフを使って２次曲線の近似をしよう。
さて、Excel はデータベース的な使い方もできる。まず「おみやげリスト」の表を次のようにドラッグして選択しよう。


［図22並び替えのために選択］

次にデータメニューから「並べ替え」を選ぶと、次のようなウィンドウが開く。

［図23並び替えウィンドウ］

上の図のように、「最優先されるキー」を「(2)金額」にしてOK。


［図安い順のおみやげリスト］

するとこのように総額が安い順に並べ替えられる。もちろん、名前の順、単価の順、個数の順にすることもできるし、高い順にもできる。

課題　自分で作った表を使って高い順にソートしてみよう。

データメニューの中の「フィルタ」を使うを条件に合った行だけを抽出することもできる。こういったデータベース機能を利用して住所録を作ってみるのもいいだろう。